HUR KAN VI HJÄLPA?

För att vi ska kunna fullgöra ditt köp krävs att vi behandlar uppgifter om dig. Om du inte anger dina uppgifter kommer vi inte kunna genomföra ditt köp hos oss. Vi måste även behandla dina uppgifter för att följa lagstadgade eller andra krav, exempelvis bokföringslagens krav på att spara uppgifter.

Ändamål: För att kunna hantera köp online

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av köpavtal, rättslig förpliktelse samt intresseavvägning

Behandlingen av dessa personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpavtalet. Om du inte anger dina uppgifter kommer vi inte kunna genomföra ditt köp hos oss.

Vi behandlar även dessa personuppgifter om du väljer att utöva din ångerrätt. Att hantera eventuell ångerrätt är nödvändigt för att vi ska agera i enlighet med konsumenträttslig lagstiftning och därmed följa en rättslig förpliktelse.

Vår lagliga grund för behandlingen i syfte att kunna betala ersättning till externa parters följer av det berättigade intresse som vi har att kunna betala ut ersättning till den externa part som har marknadsfört våra produkter.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas från och med att du gjort ditt köp och behandlas sedan tre (3) månader därefter. Behandlingen avseende ersättning till våra externa partners pågår i 10 dagar efter ditt köp.

Utöver ovan behandlas dina personuppgifter även av betaltjänstleverantören Klarna för att genomföra din betalning. Klarna är självständigt personuppgiftsansvarig för dina behandlingar och informerar dig separat om hur dina uppgifter behandlas.

 

Ändamål: För att hantera produktbetyg, recensioner och produktfrågor online

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig med en förfrågan om att recensera eller betygsätta den eller de produkter som du har köpt. E-post adress publiceras ej.

Lagringstid: Personuppgifterna behandlas under 90 dagar efter publicering.

För att vi ska kunna fullgöra ditt köp krävs att vi behandlar viss information om dig. Om du inte tillhandahåller uppgifterna kommer det inte vara möjligt att genomföra beställningen eller att reklamera en eventuell vara.

Ändamål: För att kunna hantera en beställning i butik och leverera till utlämningsställe

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att kunna fullgöra avtalet, d.v.s. för att kunna utföra och leverera den beställning som du gör i butik.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas från och med att du gjort ditt köp och behandlas sedan tre (3) månader därefter. Personnummer lagras inte.

 

Ändamål: För att kunna hantera en beställning i butik och leverera till butik

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att kunna fullgöra avtalet, d.v.s. för att kunna utföra och leverera den beställning som du gör i butik.

Lagringstid: Behandlingen utförs i samband med din beställning och raderas i butik efter att du har hämtat din leverans. Uppgifterna behandlas online från och med att du gjort ditt köp och sparas sedan tre (3) månader därefter i syfte att säkerställa att vi alltid följer konsumenträttslig lagstiftning.

 

Ändamål: För att hantera tjänsten PO. P Repairs

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att kunna fullgöra avtalet, d.v.s. för att kunna kontakta dig när dina varor är lagade. Om du inte lämnar dessa uppgifter har du inte möjlighet att använda tjänsten.

Lagringstid: Behandlingen kommer att fortgå tills att lagningen är färdig och betalningen är genomförd.

För att kunna skapa och fullgöra vad som följer av ditt medlemskap i vår kundklubb måste vi behandla dina uppgifter. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att skapa eller administrera ditt medlemskap. Om du inte vill ange uppgifterna kan du därför inte vara medlem hos oss.

Utifrån din medlemsprofil kommer vi även att marknadsföra våra produkter till dig i dina digitala kanaler. Om du inte vill ha marknadsföring från oss har du alltid rätt att tacka nej till det. Läs mer om dina rättigheter nedan.

 

Ändamål: För att skapa och administrera ditt medlemskap och dina medlemssidor

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att skapa och administrera dina medlemssidor i enlighet med medlemsvillkoren och därigenom för att fullgöra vårt avtal med dig.

Laglig grund för att använda personnummer: Berättigat intresse

Vår rättsliga grund för att behandla ditt personnummer är vårt berättigade intresse av att kunna identifiera dig som kund, för att det är klart motiverat med hänsyn till vikten av en säker identifiering.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas tills att du avslutar ditt medlemskap. Om ditt medlemskap har varit inaktivt i 24 månader raderar vi ditt medlemskap och tillhörande information, förutsatt att du inte har några skulder till oss. Med inaktivitet menar vi att du inte registrerat ett medlemsköp.

 

Ändamål: För att administrera din bonus

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att kunna administrera din bonus i enlighet med våra medlemsvillkor och därigenom för att fullgöra vårt avtal med dig.

Laglig grund för kortlöst medlemskap: Berättigat intresse

Vår rättsliga grund för att behandla ditt personnummer är vårt berättigade intresse av att kunna identifiera dig som kund samt kunna erbjuda en snabb och enkel medlemsregistrering för att du som kund inte ska missa poänggrundande köp.

Lagringstid: Dina intjänade poäng sparas under 24 månader, eller tills ditt medlemskap avslutas.

 

Ändamål: För att visa aktuella och tidigare köp

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att administrera dina medlemssidor i enlighet med medlemsvillkoren och därigenom fullgöra vårt avtal med dig.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas under 36 månader från det att köpet gjorts.

 

Ändamål: För att hantera och skicka marknadsföring

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

För anpassad kommunikation behandlas även:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig när du valt att gå med i vår kundklubb i syfte att få anpassade erbjudanden samt information om nyheter, erbjudanden och rabatter. Vi informerar tydligt om detta i samband med att du väljer att bli medlem.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas från att du blir medlem och så länge du är medlem (se ovan tidsfrist). Behandlingen upphör dock om du invänder mot marknadsföringen.

 

Ändamål: För att erbjuda dig anpassad kommunikation utifrån ditt/dina barns ålder

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Samtycke

Ditt samtycke lämnas i och med att du frivilligt lämnar ditt/dina barns födelsenummer. Inga andra uppgifter sparas om ditt/dina barn.

Lagringstid: Uppgiften behandlas fram tills att barnet är 13 år alternativt tills du återkallar samtycket.

 

Ändamål: För att genomföra event

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandlingen är nödvändig för att kunna tillhandahålla dig de fördelar som följer av ditt medlemskap som att kunna delta vid event.

Lagringstid: Behandlingen görs så länge du är medlem i vår kundklubb (se ovan tidsfrist).

 

Ändamål: För att skicka kundnöjdhets- och marknadsundersökningar

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Berättigat intresse

Vår rättsliga grund för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna skicka kundnöjdhets- och marknadsundersökningar till dig.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas under processen som krävs för att skicka och administrera kundnöjdhets- eller marknadsundersökningar till dig. Du kan välja att avsäga dig framtida utskick, genom att ange det i direkt i mailet.

 

Ändamål: För att tillhandahålla dig uppdaterad information

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Behandling görs för att tillhandahålla dig uppdaterad information om våra medlemsvillkor, som är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig. Behandlingen för att tillhandahålla information om vår uppdaterade integritetspolicy är nödvändig för att följa gällande lagar och regler för dataskydd.

Lagringstid: Uppgiften behandlas så länge du är medlem hos oss (se ovan tidsfrist).

 

Ändamål: Information gällande produktsäkerhet eller vid produktansvar

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig för att säkerställa att du får information om en produktfara efter att vi har upptäckt en sådan, särskilt eftersom vi säljer produkter till barn.

Lagringstid: Uppgiften behandlas så länge du är medlem hos oss (se ovan tidsfrist).

Vi behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig, t.ex. för att hantera kundserviceärenden.

Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna erbjuda dig relevant marknadsföring och erbjudanden i digitala kanaler. Utifrån ditt köpbeteende kan vi tex presentera relevanta klädkategorier och ge dig relevanta erbjudanden och kampanjer som vi tror intresserar dig.

Vi får dina personuppgifter från din enhet när du besöker oss. Våra samarbetspartners använder information som de sedan tidigare har om du redan har en relation med dem för att visa dig intressanta erbjudanden från oss i digitala kanaler.

För att kunna inhämta personuppgifter för analys och marknadsföring enligt nedan använder vi cookies. I vår informationstext om cookies förklarar vi mer i detalj hur detta går till.

 

Ändamål: Tillhandahålla anpassad marknadsföring i digitala kanaler

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Samtycke

Vi inhämtar ditt samtycke för att kunna ge dig som kund och andra potentiella kunder anpassad marknadsföring som är relevant för dig baserat på den information vi har om dig, t.ex. baserat på det som du har visat intresse för på vår hemsida.

Lagringstid: Du kommer att se marknadsföring från oss under 13 månader från ditt besök på vår hemsida. Våra digitala samarbetspartners kommer behandla dina personuppgifter som självständigt personuppgiftsansvariga. Hur dessa behandlar dina personuppgifter kan du läsa i deras integritetspolicys.

Profilering: Vi använder ett automatiserat beslutsfattande, så kallad profilering, för att visa dig de erbjudanden som vi tror passar dig bäst och för att tillhandahålla anpassad marknadsföring. Profilering görs för att vi annars inte hade kunnat visa eller skicka relevanta erbjudanden och marknadsföring för just dig. Utan denna profilering hade du istället fått se erbjudanden som inte är lika relevanta för dig. Du har rätt att invända mot profilering. Du kan läsa mer om din rätt att invända nedan där dina rättigheter förklaras.

 

Ändamål: För att kunna hantera och genomföra tävlingar

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Fullgörande av avtal

Vår rättsliga grund är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna administrera ditt deltagande i tävlingen, d.v.s. vårt avtal om att delta i tävlingen.

Lagringstid: Dina personuppgifter sparas till dess att tävlingen är avslutad.

 

Ändamål: För att kunna administrera sociala kanaler

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Intresseavvägning

Behandlingen baseras på vårt berättigade intresse av att kunna administrera sociala medier och för att kunna tillgodose ditt intresse att interagera med oss.

Lagringstid: Personuppgifterna ligger kvar i flödet på sociala medier.

 

Ändamål: För att kunna marknadsföra våra produkter i sociala kanaler och på vår hemsida

Behandlingar som utförs:

När du lägger upp bilder med #polarnopyret på Instagram, ber vi i vissa fall om lov att få posta (regramma) bilden i vårt flöde på Instagram eller visa den på vår hemsida. Vi gör det i syfte att visa upp kunders egna bilder med våra plagg.

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Samtycke

Vi ber alltid om ditt samtycke via www.polarnopyret.se/yespolarn.

Lagringstid: Personuppgifterna ligger kvar i flödet på sociala medier. Om vi inte längre visar din bild på hemsidan kommer den inte att finnas hos oss längre än 60 dagar. Bilden tas även bort om du återkallar samtycket eller om någon rapporterar din bild eller fram tills att den vara eller de varor som syns på bilden på hemsidan slutar säljas hos oss. Din IP-adress behandlar vi dock i icke-anonymiserad form endast fram tills att vi har sparat ner din bild.

 

Ändamål: För att kunna hantera kundserviceärenden

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Berättigat intresse

Vår rättsliga grund för behandlingen är vårt berättigade intresse av att hjälpa dig med ditt ärende samt för att upprätthålla en hög säkerhet för våra anställda.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas i sex månader från det att du har kontaktat vår kundtjänst. Eventuellt inspelade telefonsamtal behandlas endast under den tid som ärendet utreds.

Vi utför övergripande analyser av köpbeteenden på vår hemsida. För att kunna inhämta personuppgifter för analys enligt nedan använder vi cookies. I vår informationstext om cookies förklarar vi mer i detalj hur detta går till.

Ändamål: För att med hjälp av analys förbättra kundupplevelsen på hemsidan

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Samtycke

Vi inhämtar ditt samtycke för att analysera hur du använder vår hemsida i syfte att ge dig en bättre upplevelse. Du kan undvika Google Analytics genom att ladda ner och installera det här browserprogrammet.

Lagringstid: Personuppgifterna kommer lagras under 13 månader från ditt besök och anonymiseras därefter. Hur Google behandlar dina personuppgifter kan du läsa om i deras integritetspolicy.

För att du som kund ska känna en ökad trygghet när du handlar hos oss, såväl på våra ehandelsplatser som i våra butiker, så behandlar vi vissa personuppgifter. Vi gör det också för att kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser och hantera anspråk, samt förhindra brott mot kunderna, de anställda och företaget.

Ändamål: För att fullfölja rättsliga förpliktelser

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Rättslig förpliktelse

Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lag, d.v.s. bokföringslagen och Penningtvättslagsstiftningen. Denna insamling av dina personuppgifter krävs enligt lag. Om uppgifterna inte lämnas kan vår rättsliga skyldighet inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig köpet.

Lagringstid: Dokumentation som uppgifterna kan förekomma i behandlas tills utgången av det sjunde räkenskapsåret i enlighet med bokföringslagen och penningtvättslagstiftning.

 

Ändamål: För att kunna hantera reklamationer eller andra anspråk

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Rättslig förpliktelse och intresseavvägning

Behandling är nödvändig för att vi ska agera i enlighet med konsumenträttslig lagstiftning. Vi har även ett berättigat intresse av att kunna försvara oss mot ett eventuellt rättsligt anspråk.

Lagringstid: Uppgifterna behandlas från dess du inkommer med ditt anspråk och behandlas så länge processen avseende anspråket pågår.

 

Ändamål: För att förhindra, förebygga och utreda brott mot kund, anställd och/eller företag

Behandlingar som utförs:

Personuppgifter som behandlas:

Laglig grund: Berättigat intresse

Vår lagliga grund för behandling följer av det berättigade intresse som vi har att skydda oss från brottsliga handlingar genom att kameraövervaka våra butiker. Kameraövervakning sker enbart i ett fåtal butiker. I dessa butikers entréer är det tydligt skyltat att kameraövervakning bedrivs.

 

Från vem samlar vi in personuppgifter om dig?

 

Vilka har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas främst av oss på Polarn O. Pyret samt vårt moderbolag RNB Retail and Brands AB (RNB). Vi delar dina uppgifter med RNB för att RNB hjälper oss hantera IT-ärenden.

Vi delar även dina personuppgifter med våra externa IT-leverantörer för att vi ska kunna hantera våra förpliktelser mot dig och bedriva vår verksamhet. RNB och våra IT-leverantörer behandlar endast dina personuppgifter på vårt uppdrag och har endast tillgång till uppgifterna för att fullgöra sina skyldigheter gentemot oss.

Utöver detta delar vi dina personuppgifter med vissa andra kategorier av mottagare för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig på ett bra och effektivt sätt eller för att marknadsföra vårt medlemskap, våra produkter och våra tjänster. Läs mer om vilka kategorier av mottagare vi delar dina personuppgifter med nedan. Om du önskar mer detaljerad information om vilka vi delar dina uppgifter med är du välkommen att kontakta oss.

 

När du handlar online ­

- I syfte att hantera ditt köp kommer vi att dela dina personuppgifter med den betaltjänstleverantör vi använder för att hantera betalningen; ­

- Vid betalning med faktura (kredit) kan betaltjänstleverantören göra en kreditprövning; ­

- För att kunna leverera dina varor hem till dig eller till ett postombud samt för att kunna hantera eventuella returer kommer vi att dela dina personuppgifter med den transportör som du har valt i kassan. Dessa transportörer behandlar dina personuppgifter antingen som vårt personuppgiftsbiträde eller som självständigt personuppgiftsansvarig.

 

När du handlar, nyttjar en tjänst eller gör en beställning i någon av våra fysiska butiker ­

- Du kan välja att lämna ditt personnummer för att vi ska kunna inhämta den information som är nödvändig för att fullgöra köpet när du väljer att göra en beställning i butik på varor som inte finns i butikslagret, d.v.s. ditt namn och din folkbokföringsadress; ­

- Vi delar uppgifter om vilken summa du som Coop-medlem har handlat för hos oss samt ditt Coop medlemskortnummer till Coop för att kunna ge dig bonuspoäng på ditt Coop medlemskort i enlighet med Coops medlemsvillkor;

 

När du är medlem i Polarn O. Pyrets kundklubb ­

- För att kunna kommunicera våra erbjudanden till dig via post, delar vi dina uppgifter med tryckeri och distributörer som trycker broschyrer och distribuerar för vår räkning; 

- För att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster till dig i dina digitala kanaler delar vi dina uppgifter med de digitala marknadsförare som tillhandahåller tjänsterna för marknadsföringen; ­

- I syfte att säkerställa att våra uppgifter om dig som medlem är uppdaterade använder vi oss av en tjänst som ger oss tillgång till dina uppdaterade uppgifter som folkbokföringsadress och efternamn; ­

- För att kunna betala ut ersättning till de partners som har marknadsfört den eller de produkter som du sedan köpt.

 

Delar vi dina personuppgifter utanför EU/EES?

Polarn O. Pyret använder sig av IT-leverantörer som på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner behandlar och därmed överför dina personuppgifter utanför EU/EES. När vi överför dina uppgifter utanför EU/EES görs detta endast om vi har stöd för överföringen enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

När vi överför dina uppgifter utanför EU/EES kommer vi att säkerställa att det görs i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd. Det innebär att överföringen kan grundas på exempelvis EU-kommissionens beslut eller standardavtalsklausuler.

Om du har några frågor angående hur vi delar dina personuppgifter eller om du vill ha en kopia av de lämpliga skyddsåtgärder vi har vidtagit är du välkommen att kontakta oss.

 

Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter?

Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. Se nedan för en mer detaljerad beskrivning av dina rättigheter. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här integritetspolicyn.

 

Återkalla ditt samtycke

Om du har samtyckt till att vi får behandla dina personuppgifter har du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av det lämnade samtycket. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum.

 

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas av oss samt tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas av oss. Du kommer att få dessa uppgifter så snart som möjligt och senast inom en månad. Beroende av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden, kan perioden förlängas ytterligare två månader vid behov. Om tiden förlängs kommer du att få information om det. En begäran görs genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här integritetspolicyn.

 

Rätt till rättelse

Du har även rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, samt genom att tillhandahålla information, komplettera ofullständiga personuppgifter. Du som har ett medlemskap hos Polarn O. Pyret har även möjlighet att själv ändra dina personuppgifter genom att logga in på Mina Sidor.

 

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om:

- personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för;

- om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen;

- om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för att fortsätta med behandlingen som väger tyngre än dina berättigade skäl att inte fortsätta;

- när personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller

- om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Polarn O. Pyrets omfattas av.

Polarn O. Pyret raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Polarn O. Pyret inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler. Om du är medlem i vår kundklubb kommer vi att radera dina uppgifter utan att du begär det om du inte har gjort ett klubbköp på 24 månader.

 

Rätt till begränsning av behandling

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om:

- du bestrider uppgifternas korrekthet (dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta);

- om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning;

- du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för vårt ändamål med behandlingen; eller

- om du har invänt mot behandlingen och vi inte har utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade skäl av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

 

Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Detta gäller dock inte om vi kan uppvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har även rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål och profilering. Det innebär att du har rätt att säga nej till nyhetsbrev och annan marknadsföring från oss. Om du invänder mot marknadsföring kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål.

 

Rätt att inge klagomål

Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (utan att det påverkar något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel). Ett sådant klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din vanliga hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten.

 

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när:

- behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller på ett avtal; och

- behandlingen sker automatiserat.

Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

 

Hur har vi gjort vår intresseavvägning när den lagliga grunden är vårt berättigade intresse?

För vissa ändamål behandlar Polarn O. Pyret dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i tabellerna ovan. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter hittar du i början av den här integritetspolicyn.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Denna integritetspolicy uppdaterades av Polarn O. Pyret AB den 2 december 2020.

Polarn O. Pyret is committed to detect and prevent all kinds of irregularities that may seriously harm our business or employees. It is therefore important that such information is noted and investigated as early as possible. We have therefore implemented an internal whistleblower function as a complement to our normal internal reporting routines to allow for an anonymous reporting channel of suspected irregularities.

This information may be reviewed and amended by Polarn O. Pyret at any time.

What the whistleblower function is

Through the whistleblower function, reporting persons (e.g. employees) can report suspicious misconduct that has taken place in a work-related context and constitutes information that is of public interest that it is brought forward and acted upon or when the misconduct constitutes a violation of certain EU-law.

The whistleblower function is administered by PwC and PwC’s whistleblowing team is the first recipient of all the reports.

When to use the whistleblowing function

The function can be used if you suspect incidences of fraudulent conduct, corruption or other suspected malpractices. This can include incidents such as bribery, fraud, theft or other situations where someone gets a private gain or benefit because of his or her position or that a related party benefits in some way. Criminal violations, more serious misconduct and deviations from internal rules and guidelines that fall within the area of ​​irregularity must also be reported.

It should be noted that the whistleblower function is a complement to our normal internal reporting routines and not a substitute. Employees can always choose to report matters internally to managers or other superiors.

When not to use the whistleblowing function

The function is not suitable for reporting complaints and general views on leadership, work environment, business planning etc. It is also not suitable for reporting certain HR issues linked to individuals. If you feel uncomfortable or for other reasons do not want to talk to your manager or other superiors, you can turn directly to your HR function or any union representative.

Who can report?

You can report and receive protection if you in a work-related context have learned of or obtained information about misconduct, and are a reporting person, i.e., an employee, job seeker, volunteer, trainee, those hired by temporary work agencies or otherwise performing work under Polarn O. Pyret’s control and management, self-employed employee, part of Polarn O. Pyrets’s administrative, management or supervisory body, or an active shareholder in Polarn O. Pyret. The fact that you have ended your work-related relationship with Polarn O. Pyret, or that it has not yet begun, is not an obstacle to reporting misconduct under this policy.

How to file a report

It is important to make sure the information contained in the report you submit is as concrete as possible so that it can be processed and investigated in the appropriate manner.

A report can be submitted in writing via a web-based reporting system through a template that guides the reporting person using several questions with the purpose to clarify and specify the reported information. A report can also be submitted verbally in the web-based reporting system through a voice recording functionality. The reporting person can also book a physical meeting with PwC’s team through the web-based reporting system.

The reporting person can choose whether to disclose its identity or remain anonymous, and to report in local language. 

All reporting is made through this link: https://whistleblowersoftware.com/secure/966e4017-cb3d-4d8c-bceb-abd1bf6597ab

Please do not include sensitive personal information (or any personal data irrelevant for the case) about people mentioned in your report if it is not necessary to describe your case. Sensitive personal data is information about; ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, health, a person's sex life or sexual orientation, genetic data, and biometric data used to uniquely identify a person.

PwC will retain written reports and documentation of oral whistleblowing reporting as long as necessary, but no longer than two years after the follow-up case has been closed.

How reports are managed

Polarn O. Pyret has appointed designated persons (“Case Handlers”) to manage incoming reports in the internal whistleblowing function.

When a report has been received in the whistleblower function PwC’s whistleblowing team receives it and conducts an initial assessment. The report is then forwarded to Polarn O. Pyret’s Case Handlers who then decide how the case should be managed, for instance if it should be dismissed, if an internal investigation should be initiated or if there is a need for an investigation to be conducted by an external party.

Through the web-based system, PwC’s Whistleblowing team the Case Handlers communicate with the reporting person and provide confirmation in the system within seven days that the report has been received. Further feedback regarding the reported case, for instance if it is dismissed due to it not constituting a whistleblowing report or measures that have been taken such as the initiation of an investigation, will also be communicated to the reporting person through the web-based system within three months. The confirmation will be provided regardless of whether the reporting person has reported via the web form, by voice recording or at a physical meeting. 
A reporting person can follow-up a previously reported case via a unique login credential which is provided to the reported person in the whistleblower function when a case is reported. The login credentials enable the reporting person to communicate in the internal whistleblower function with PwC’s whistleblowing team and Polarn O. Pyret’s Case Handlers.

Upon receiving a report of concern, Polarn O. Pyret is responsible for conducting a thorough investigation within a reasonable timeframe. The company must also ensure that the whistleblower is protected and maintains a satisfactory work environment, taking necessary actions to prevent any form of retaliation.

Information reported through the whistleblower function is treated confidentially and in a manner which ensures a secure and effective case for those who chose to use the whistleblower function as well as individuals and third parties that may be regarded by whistleblower reports. To the extent permitted by law, and in keeping with the need to conduct a competent internal investigation, we will make every effort to maintain the confidentiality of the person reporting a whistleblowing concern. Similarly, the identity of the subject(s) of the investigation will be maintained in confidence with the same limitations.

External reporting channels

Irregularities can also be reported externally to supervisory or other public authorities.

An external reporting channel is a channel established by an authority for managing reporting on violations that are within the authority's area of responsibility, and which may include misconduct by any public or private entity. If you choose to report externally, you will receive the same level of protection as if you report internally. However, any follow up measures with regards to your report will in case of external reporting primarily be performed by the competent authority and not by Polarn O. Pyret or its appointed recipient.

You are always free to externally report potential violations of laws or regulations to the appropriate authorities. We then refer you to contact the relevant competent authority. An external reporting channel can, for example, be used if the reporting person does not believe that reporting to the internal whistleblowing function would be managed appropriately.

Sweden
On the following link, on the homepage of Swedish Work Environment Authority, you can find a list of external authorities for reporting certain types of whistleblowing concerns in Sweden: https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/

Finland
The following link on the homepage of the Finnish Chancellor of Justice introduces the process for external reporting in Finland and provides further guidance on how the reporting can be made. You can find the reporting page here: https://oikeuskansleri.fi/ilmoittajansuojelu

Norway
On the following link, on the homepage of the The Norwegian Labour Inspection Authority, you can find a list of external authorities for reporting concerns in Norway: https://www.arbeidstilsynet.no/tema/varsling/Slik-kan-du-varsle-om-kritikkverdige-forhold/

Protection against retaliation

Retaliation against any employee who reports issues of concern is strictly prohibited. This includes any negative actions, such as threats, harassment, discrimination, or adverse changes in employment conditions, taken as a result of the employee's decision to report. It is also prohibited to prevent the filing of the report.

If an employee presents information suggesting retaliation, the burden of proof lies with the employer to demonstrate that no such retaliation has occurred.

In Norway, employees are entitled to seek redress and compensation in the event of retaliation. Disputes concerning retaliation may be brought before the Norwegian Anti-Discrimination Tribunal (Nw; Likestillings- og diskrimineringnemnda), with the exception of dismissal cases.

Freedom of communication and freedom of procurement

In Sweden, the rights a person has under the Freedom of the Press Act (Sw. Tryckfrihetsförordningen) and the Fundamental Law on Freedom of Expression (Sw. Yttrandefrihetsgrundlagen) with regards to freedom of communication and freedom of procurement, are not limited by the Swedish Whistleblower law or this policy.

In Norway, an employee's right to freedom of expression, including the ability to voice criticisms internally within a company, is protected under Norwegian legislation. This encompasses raising issues through established whistleblowing procedures or other appropriate channels, reflecting the company's organizational structure. Such actions are underpinned by the fundamental principles of freedom of expression.

In cases where there are claims of restrictions on an individual's freedom of expression, the burden of proof lies with the party asserting such limitations. Additionally, employers are tasked with the responsibility of proving that any whistleblowing was not in accordance with these provisions.